§ 151-155 ZP Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

2.7.151

§ 151–155 ZP Obecná ustanovení o náhradách poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění

  • § 2 odst. 2 – závislá práce

  • § 4a – odchylná úprava práv a povinností, vzdání se práva

  • § 34 – pracovní smlouva

  • § 34a – pravidelné pracoviště

  • § 42 – pracovní cesta

  • § 43 – přeložení

  • § 43a – dočasné přidělení

  • § 75-77 – dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr

  • § 81-87 – rozvržení pracovní doby

  • § 227-231 – školení, prohlubování a zvyšování kvalifikace

  • § 346c - zaměstnanec nemůže zprostit zaměstnavatele povinnosti poskytnout mu náhrady

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění

  • § 6 – příjmy ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

 NahoruUhrazení výdajů souvisejících s pracovní cestou

Uvedená část zákoníku práce vychází přitom z obecné zásady obsažené v § 2 odst. 2 ZP podle které náklady spojené s výkonem práce nese zaměstnavatel. Pokud při výkonu práce nebo v přímé souvislosti s ním vzniknou zaměstnanci výdaje, je zaměstnavatel povinen mu je nahradit, a to podle pravidel uvedených v této části zákoníku práce. V obecných ustanoveních jsou pro uvedené účely vymezeny případy, ve kterých se vzniklé výdaje považují za cestovní výdaje.

Jestliže zaměstnanci v souvislosti s příslušnou cestou specifikovanou v § 152 ZP vzniknou výdaje, je zaměstnavatel povinen jejich náhradu zaměstnanci poskytnout. Podle § 346c ZP přitom nemůže zaměstnanec zaměstnavatele zprostit povinnosti cestovní náhrady mu poskytnout, a to ani písemně.

 NahoruDefinice pracovní cesty

Podle § 42 odst. 1 ZP se pracovní cestou rozumí časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

Pro účely poskytování cestovních náhrad se však podle § 156 odst. 2 ZP za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Vždy musí samozřejmě jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 ZP nebo takové činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (viz např. § 230 odst. 3 ZP - prohlubování kvalifikace).

Pojem pracovní cesta používaný v části sedmé ZP pro účely poskytování cestovních náhrad je tedy širší než uvedený v § 42 ZP.

Pracovní cestou není v zásadě cesta zaměstnance z místa bydliště anebo pobytu do sjednaného místa výkonu práce a pravidelného pracoviště a naopak, protože takovéto cesty jsou soukromou záležitostí každé osoby. Za soukromou cestu žádné náhrady nepřísluší. Výjimkou je případ mimořádné cesty k výkonu práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a případ, kdy je zaměstnanec vyslán vykonat práci do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce anebo pravidelného pracoviště (viz § 163 odst. 6 ZP).

 NahoruMísto výkonu práce

Podle ustanovení § 34 odst. 1 ZP musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. Takovéto místo může být sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec anebo i širší území. Má-li zaměstnavatel více pracovišť (budov, provozoven, poboček), je často vhodné sjednat se zaměstnancem jako místo výkonu práce všechna pracoviště, protože pak nebude třeba souhlasu zaměstnance s vysláním k výkonu práce na příslušné pracoviště. Zaměstnanec totiž nebude podle § 42 ZP na pracovní cestě. Jestli zaměstnanci budou anebo nebudou příslušet cestovní náhrady, bude záležet na tom, zda, příp. jak, je s ním sjednáno místo pravidelného pracoviště.

 NahoruMísto pravidelného pracoviště

Přestože existuje tzv. smluvní volnost, nelze se zaměstnancem jako místo pravidelného pracoviště sjednat jakékoliv místo. Ze samotného pojmu je zřejmé, že jde o místo, kde zaměstnanec skutečně bude vykonávat svou práci (druh práce sjednaný v pracovní smlouvě) pravidelně nebo častěji než jinde. Jde tedy zpravidla o konkrétní místo, kde zaměstnanec svou práci vykonává, tj. místo, kde má svůj "pracovní stůl či prostor", tj. konkrétní budova (budovy), dílna určená adresou sídla zaměstnavatele, provozovny či odloučeného pracoviště apod., případně také ve výjimečných případech, podle druhu a náplně práce, část obce anebo obec, v jejímž obvodu zaměstnanec (např. poštovní doručovatel) svou práci vykonává. Pokud zaměstnanec např. vykonává pravidelně práci na různých místech (pravidelně v určité dny v týdnu, v pravidelnou dobu) v různých místech obvodu působnosti svého zaměstnavatele, pak lze sjednat všechna tato místa, jsou-li v jedné obci, jako místa pravidelného pracoviště zaměstnance. Podle § 34a ZP nesmí být pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad sjednáno šířeji než jedna obec.

Je-li místo pravidelného pracoviště se zaměstnancem sjednáno, musí tak být učiněno v pracovní smlouvě (dodatku k pracovní smlouvě). Tuto dohodu nelze nahradit ujednáním v kolektivní smlouvě ani jakýmkoliv rozhodnutím zaměstnavatele, byť by bylo uvedeno ve vnitřním předpisu zaměstnavatele.

Pokud v pracovní smlouvě místo pravidelného pracoviště se zaměstnancem sjednáno není, postupuje se při jeho určení podle § 34a ZP. Podle uvedeného ustanovení je pak pravidelným pracovištěm pro účely cestovních náhrad místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

Z uvedeného je jednoznačně zřejmé, že je nezbytné u každého zaměstnance pečlivě zvážit, jak bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce a také zda a jak bude sjednáno místo pravidelného pracoviště. Podle toho, jak budou uvedená místa sjednána, budou (anebo nebudou) také zaměstnanci příslušet náhrady cestovních výdajů při cestách, na které ho zaměstnavatel vyslal vykonat práci sjednanou v pracovní

 NahoruVýkon práce mimo rozvrh směn

Zaměstnanci přísluší cestovní náhrady také v případě, kdy jde o mimořádnou cestu související s výkonem práce mimo rozvrh směn prováděných v místě výkonu práce anebo místě pravidelného pracoviště. Takovýmito případy mimořádných cest k výkonu práce mimo rozvrh směn mohou být např. cesty k výkonu práce při živelních pohromách či jiných mimořádných případech a různých neočekávaných situacích, při pohotovostní službě držené v místě bydliště, při přesčasové práci, pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené práce přesčas musel zaměstnanec dopravit do místa pravidelného pracoviště. Výkon práce zaměstnance mimo rozvrh směn je vždy mimořádný.

 NahoruStanovení podmínek

Vzhledem k tomu, že na pracovní cestu vysílá zaměstnance zaměstnavatel, musí také zaměstnavatel před pracovní cestou konkretizovat podmínky, které mohou ovlivnit výši cestovních náhrad.

Musí tak učinit i před cestami, které sice pracovními cestami podle § 42 ZP nejsou, ale pro účely cestovních náhrad se podle § 156 odst. 2 ZP za takovéto cesty považují (viz výše). Podle § 153 ZP musí zaměstnavatel předem písemně určit zejména:

• dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

• místo plnění pracovních úkolů,

• způsob dopravy,

• způsob ubytování,

• příp. další podmínky.

Pokud jsou práva zaměstnance na cestovní náhrady nezpochybnitelná, nemusí zaměstnavatel příslušné podmínky stanovit písemně. Trvá-li ale zaměstnanec na písemném stanovení podmínek, musí tak zaměstnavatel učinit. To je vhodné zejména při použití soukromého vozidla zaměstnance.

Než zaměstnavatel určí podmínky pracovní cesty, je povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Obecné, pro všechny zaměstnance platné podmínky přitom mohou být uvedeny např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele (směrnice, příkaz ředitele), specifické podmínky mohou být uvedeny na tiskopisu cestovního příkazu anebo v jiném dokumentu (zápis z porady, příkaz k jízdě služebním vozidlem apod.), kterým je zaměstnanci pracovní cesta nařízena. Používání uvedených či jiných tiskopisů týkajících se pracovních cest není nařízeno žádným obecně platným předpisem. Je pouze na zaměstnavateli, kterou vhodnou formu stanovení podmínek pro konání pracovní cesty a pro její vyúčtování zvolí. V řadě případů bude stačit např. upravená evidence docházky, při používání služebních vozidel kniha jízd či jiný (řádně vedený) vhodný záznam o provozu vozidla apod. Nejpraktičtější formou je však používání tiskopisů cestovních příkazů, které slouží také pro vyúčtování cestovních náhrad.

 NahoruVznik nároku na cestovní náhrady

Vznik nároku na náhrady cestovních výdajů začíná nástupem zaměstnance na cestu v místě určeném zaměstnavatelem a končí návratem z této cesty do místa, opět určeného zaměstnavatelem. Při zahraniční pracovní cestě je pro vznik nároku zaměstnance na náhradu výdajů v cizí měně rozhodující doba přechodu státní hranice ČR a při použití letecké přepravy doba odletu z ČR a příletu do ČR. Lety mezi letišti v České republice jsou tak součástí tuzemské části příslušné zahraniční pracovní cesty.

 NahoruMísto nástupu a ukončení cesty

Místem nástupu na pracovní cestu i místem jejího ukončení může být kterékoliv místo, které určí zaměstnavatel zaměstnanci před pracovní cestou. Toto místo stanovuje zaměstnavatel svým rozhodnutím, nejde o dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Zaměstnavatel by ale měl přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Příslušné místo, tj. např. místo pravidelného pracoviště zaměstnance, sídlo firmy, místo bydliště nebo pobytu zaměstnance, ale i jiné vhodné místo, pokud se tím nezastírá soukromá cesta zaměstnance (soukromou cestou zaměstnance je zpravidla vždy cesta mezi místem bydliště a místem pravidelného pracoviště), je nutno stanovit zcela konkrétně a jednoznačně, např. adresou bydliště či pobytu, příp. jiným, nezaměnitelným způsobem. Nestačí uvést jen název obce. Místem nástupu a ukončení pracovní cesty může být např. také garáž služebního vozidla, které zaměstnanec na pracovní cestě použije k dopravě, přechodné bydliště zaměstnance apod.

Pokud je určeným místem nástupu na pracovní cestu např. bydliště zaměstnance, začíná pracovní cesta odchodem z bytu a nárok na jízdní výdaje i na stravné začíná právě tímto okamžikem. Je-li ale jako místo nástupu na pracovní cestu určeno pravidelné pracoviště, sídlo zaměstnavatele apod., začíná pracovní cesta až odchodem z…