§ 183-184 ZP Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

 NahoruZáloha na cestovní náhrady

Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Zaměstnanec tedy o zálohu na pracovní cestu nežádá. Je povinností zaměstnavatele mu ji poskytnout. Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.

 NahoruNeposkytnutí zálohy

Dohoda o neposkytnutí zálohy je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Lze ji sjednat písemně i ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy. Případné neposkytování záloh nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě.

 NahoruForma zálohy

Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve złotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.

Poskytnutí zálohy zaměstnanci v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.

Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance pravidelný přehled o jeho konkrétních výdajích včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.

Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.

 NahoruVyúčtování cestovních náhrad

Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné době, předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Nedodržení uvedené lhůty zaměstnancem nemá za následek ztrátu práva na náhrady cestovních výdajů. Zaměstnavatel však zmeškání této lhůty bez vážných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance.

Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jednotlivých druhů cestovních náhrad a uvést časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je provedení vyúčtování na tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (případně který) tiskopis k tomuto účelu používá, neboť používání tiskopisů k vyúčtování pracovní cesty není žádným obecně platným předpisem stanoveno.

Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (která jídla – snídaně, oběd, večeře a který den).

Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuta jiná doba, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze). Ani nedodržení této lhůty neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů.

Zaměstnanec tím, že do 10 pracovních dnů po ukončení pracovní cesty nebo v jiné dohodnuté lhůtě neprovedl vyúčtování cestovních náhrad, na ně neztratil právo. Podle § 609 a násl. NOZ je promlčecí doba tříletá, a jestliže tedy zaměstnanec uplatní své právo na cestovní náhrady, tj. předloží zaměstnavateli prakticky jakýmkoliv způsobem doklady, na základě nichž lze jeho nárok posoudit, do 3 let po ukončení pracovní cesty, je zaměstnavatel povinen mu cestovní náhrady poskytnout.

Zaměstnanec se může dohodnout se zaměstnavatelem, že mu budou doplatky cestovních náhrad poskytovány převodem na jeho účet např. současně se mzdou. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu přeplatky zaměstnanec vrátí převodem na jeho účet.

Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance přiložit k vyúčtování písemnou zprávu z pracovní cesty. Je plně v kompetenci zaměstnavatele určit, ve kterých případech, příp. i jakou formou vypracovanou zprávu vyžaduje.

 NahoruZjištění výše přeplatku či doplatku

Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se vyúčtovává v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta. Postup při vyúčtování zálohy je však závislý také na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na cestovní náhrady týkající se zahraniční části pracovní cesty je vyšší anebo nižší než poskytnutá výše zálohy (tzn. má-li zaměstnanec "doplatek" nebo "přeplatek").

V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):

• v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,

• v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,

• v české měně,

• v jakékoli kombinaci uvedených měn.

Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, vznikne doplatek, který zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.

Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Přeplatek v cizí měně se nezaokrouhluje a případný rozdíl se vypořádává v české měně. Na celé koruny nahoru se zaokrouhluje i doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně. Pro přepočty měn je však vždy nutno použít správný kurz.