2017.7.2
Cestovní náhrady 2017 v příkladech
Ing. Karel Janoušek
V tomto článku jsou uvedeny způsoby stanovení výše jednotlivých druhů cestovních, které jsou ve všech níže uvedených příkladech, není-li uvedeno jinak, daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele. Podle ustanovení § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění (dále jen ZDP), jsou daňovým nákladem cestovní náhrady poskytnuté v souladu se zákoníkem práce. Podle § 156 odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen zákoník práce nebo ZP) se za cestovní náhrady považují pouze náhrady poskytnuté zaměstnanci v souladu s § 152 ZP, tj. náhrady výdajů, které mu vznikly při:
- pracovní cestě (viz § 42),
- cestě mimo místo pravidelného pracoviště (§ 34a),
- cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení (§ 43, § 165),
- dočasném přidělení (§ 43a, § 165),
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru (§ 177),
- výkonu práce v zahraničí (§ 172).
Jsou-li tedy cestovní náhrady při uvedených cestách poskytnuty za podmínek stanovených zákoníkem práce, jsou u zaměstnavatele daňově uznatelné. Důležité přitom je, že vždy musí jít o cestu za účelem výkonu práce, tj. výkonu takové činnosti, který má zaměstnanec jako druh práce sjednán v pracovní smlouvě nebo činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (např. prohlubování kvalifikace), tedy takové činnosti, za jejíž vykonávání zaměstnanci přísluší mzda nebo plat (nikoliv náhrada mzdy či platu).
U zaměstnance pak podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti cestovní náhrady do rozsahu a výše, které za stejných podmínek může či musí zaměstnanci poskytnout zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP (tzv. státní a příspěvková sféra).
Příklad 1.
Náhrada jízdních výdajů bez jízdenky
Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na pracovní cestě určen vlak. Zaměstnanec při vyúčtování cestovních náhrad nedoložil jízdní výdaje vlakem jízdenkou. Musíme nebo můžeme mu jízdní výdaje poskytnout ve výši ceny obvyklé? Musí zaměstnanec napsat čestné prohlášení, že jízdenku ztratil?
Řešení:
Jestliže zaměstnanec nedoloží jízdní výdaje jízdenkou, může zaměstnavatel postupovat podle § 185 ZP a náhradu jízdních výdajů zaměstnanci poskytnout ve výši, kterou uzná za správnou. Protože jde o výlučnou pravomoc zaměstnavatele, nepotřebuje k tomu od zaměstnance čestné prohlášení. Čestné prohlášení není považováno za hodnověrný doklad, který by mohl být podkladem pro účtování. I když zaměstnanec čestné prohlášení napíše, stejně musí zaměstnavatel sám rozhodnout, zda mu náhradu jízdních výdajů poskytne a pokud rozhodne, že ano, pak i v jaké výši. Jde totiž o výlučné rozhodnutí zaměstnavatele, na které prohlášení zaměstnance nemá žádný vliv. Bylo by však vhodné, aby v uvedeném případě zaměstnanec ve vyúčtování cestovních náhrad uvedl, třeba formou poznámky, proč jízdenku nemá.
Takto zaměstnanci poskytnutá náhrada jízdních výdajů je daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele. Zaměstnavatel totiž postupoval v souladu s § 185 ZP. Zákoník práce sice neuvádí možnou četnost použití tohoto ustanovení, není však vhodné to přehánět.
Příklad 2.
Použití MHD v obci
Zaměstnanec má v pracovní smlouvě jako místo výkonu práce sjednáno sídlo zaměstnavatele v Praze. Má v rámci cestovních náhrad nárok na náhradu jízdních výdajů MHD po Praze i bez prokázání jízdenkou?
Řešení:
Podle § 159 odst. 2 ZP přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD při pracovní cestě v obci, ve které má sjednáno místo výkonu práce bez toho, že by musel jízdní výdaje MHD prokazovat jízdenkou. Má-li tedy zaměstnanec jako místo výkonu práce sjednáno konkrétní místo někde v Praze, přísluší mu při pracovních cestách po Praze náhrada jízdních výdajů bez prokazování jízdenkou, a to ve výši ceny jízdného platného v době trvání pracovní cesty.
Pokud by zaměstnanec použil MHD v Praze při pracovní cestě mimo Prahu (mimo obec, ve které má sjednáno místo výkonu práce), pak by mu náhrada jízdních výdajů příslušela podle § 152 ZP v prokázané výši. Nicméně i v tomto případě by zaměstnavatel mohl při ztrátě jízdenky postupovat podle § 185 ZP (viz předchozí příklad).
Rozdíl mezi uvedenými případy je v tom, že v prvém případě zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů MHD, aniž by jejich výši prokazoval, kdežto ve druhém případě mu zaměstnavatel náhradu těchto výdajů bez jízdenky poskytnout nemusí (ale může).
Je-li ale sjednaným místem výkonu práce Praha (obec), pak v případě, že má zaměstnanec sjednáno místo pravidelného pracoviště někde v Praze, příslušely by mu jízdní výdaje MHD při pracovní cestě v Praze jen při prokázání jízdenkou. Zaměstnavatel by ale mohl použít ustanovení § 185 ZP a náhradu jízdních výdajů MHD zaměstnanci poskytnout i bez prokázání jízdenkou.
Jestliže je sjednaným místem výkonu práce Praha a tato obec je také místem pravidelného pracoviště, pak zaměstnanci při pracovní cestě po Praze žádné cestovní náhrady a tedy ani náhrada jízdních výdajů MHD nepřísluší. Zaměstnanec totiž v takovém případě při cestách po Praze není na cestě mimo místo výkonu práce ani na cestě mimo místo pravidelného pracoviště.
Příklad 3.
Jízdné MHD při pracovní cestě mimo obec
Zaměstnanci byl jako dopravní prostředek na pracovní cestě do jiného města určen vlak. Přísluší mu i náhrada jízdních výdajů MHD z bydliště na nádraží, když MHD jako způsob dopravy nebyla určena?
Řešení:
Cestovní náhrady a tedy i náhrada jízdních výdajů zaměstnanci přísluší od okamžiku odchodu ze zaměstnavatelem určeného místa nástupu na pracovní cestu. Podmínky konání pracovní cesty a tedy i místo nástupu na pracovní cestu určuje před pracovní cestou zaměstnavatel, přičemž je podle § 153 ZP povinen přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Určit jako místo nástupu na pracovní cestu vlakové nádraží (autobusovou zastávku, letiště apod.) je zcela nevhodné a zřejmě i v rozporu s oprávněným zájmem zaměstnance. Mělo by to být místo, kde se zaměstnanec před pracovní cestou nachází, tj. zpravidla bydliště nebo pracoviště zaměstnance (může to být ale i jiné místo), neboť oprávněným zájmem zaměstnance není, aby mu pracovní cesta začala až odjezdem vlaku (autobusu apod.), ale to, aby se v rámci pracovní cesty z místa, kde se předtím nachází, na nádraží dopravil.
Přestože se místní hromadná doprava jako způsob přepravy zaměstnance na pracovní cestě zpravidla neurčuje, zákoník práce předpokládá, že náhrada jízdních výdajů MHD bude také zaměstnanci poskytnuta. V ustanovení § 159 odst. 1 ZP je totiž uvedeno, že náhrada jízdních výdajů MHD zaměstnanci přísluší vedle náhrady podle § 157 odst. 1 až 3 ZP.
Je-li tedy místem nástupu na pracovní cestu např. bydliště, je cesta z bydliště na nádraží zcela nepochybně součástí pracovní cesty a zaměstnanci tak přísluší i za tuto část pracovní cesty náhrada jízdních výdajů, i když MHD jako dopravní prostředek určena nebyla.
Stejně tak zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů v obci, kam byl zaměstnanec vykonat práci vyslán, neboť se předpokládá, že z nádraží do místa, kam byl vyslán, použije k přepravě MHD.
Obdobně se postupuje při cestě zaměstnance zpět do místa ukončení pracovní cesty, kterým nebude nádraží (zastávka apod.), ale bydliště, místo pravidelné pracoviště apod.
Náhrada jízdních výdajů MHD přísluší zaměstnanci podle § 159 odst. 1 ZP v prokázané výši. Také v tomto případě však může zaměstnavatel použít ustanovení § 185 ZP a zaměstnanci poskytnout náhradu jízdních výdajů MHD, i když zaměstnanec jejich výši neprokázal.
Příklad 4.
Snížení stravného při dvoudenní pracovní cestě
Zaměstnanec byl na pracovní cestě od pondělí 13:00 hod. do úterý 10:00 hod. První den obdržel během pracovní cesty bezplatně večeři, druhý den snídani. Jaké stravné mu při této dvoudenní cestě přísluší, když zaměstnavatel poskytuje stravné ve spodní hranici příslušného rozpětí a snížení stravného nestanovil?
Řešení:
V případě dvoudenní tuzemské pracovní cesty je podle § 163 odst. 4 ZP nutno nejdříve zjistit, zda je pro zaměstnance výhodnější stravné zjištěné za každý kalendářní den samostatně nebo za dobu trvání pracovní cesty celkem. Takto zjištěné stravné pak zaměstnavatel musí při bezplatně poskytnutých jídlech charakteru snídaně, oběda nebo večeře snížit způsobem uvedeným v § 163 odst. 2 a 3, resp. § 176 odst. 3 a 4 ZP.
Při zjišťování výše stravného za každý den samostatně, činí stravné za první den, kdy pracovní cesta trvala od 13:00 do 24:00 hod. (tj. 11 hod.) 72 Kč, a za druhý den, kdy cesta trvala 10 hodin, také 72 Kč, tj. celkem 144 Kč.
Za celkovou dobu trvání pracovní cesty, tj. za 21 hodin (více než 18 hod.), činí stravné 171 Kč. Druhý způsob zjištění výše stravného je tedy pro zaměstnance výhodnější.
Takto zjištěné stravné se sníží za celkem dvě bezplatně poskytnutá jídla, tj. o 2 x 25 % = o 50 % a stravné (171 Kč) po snížení činí 85,50 Kč.
Příklad 5.
Snížení stravného
Jaké stravné zaměstnanci přísluší za tuto třídenní pracovní cestu:
- první den odjezd v 7:30 hod., bezplatně poskytnut oběd a večeře,
- druhý den bezplatně poskytnuta 3 hlavní jídla,
- třetí den bezplatně poskytnuta snídaně, ukončení pracovní cesty v 11:30 hod.
Řešení:
-
První den stravné za 16,5 hod. činí 109 Kč a po snížení za dvě jídla o 2 x 35 % = 32,70 Kč,
-
druhý den stravné za 24 hod. činí 171 Kč a po snížené za tři jídla o 3 x 25 % = 42,75 Kč,
-
třetí den stravné za 11,5 hod. činí 72 Kč a po snížení za 1 jídlo o 70 % = 21,60 Kč.
Celkem činí snížené stravné 97,05 Kč.
Takto zjištěné stravné se samostatně nezaokrouhluje, protože se zaokrouhluje až celkový doplatek nebo přeplatek za příslušnou pracovní cestu. K tomuto stravnému se tedy připočte zjištěná náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, náhrada nutných vedlejších výdajů, odečte se poskytnutá záloha na danou pracovní cestu a až výsledek, tedy doplatek nebo přeplatek, se zaokrouhlí na celé Kč směrem nahoru.
Jestliže zaměstnanci při uvedené pracovní cestě nepříslušely žádné jiné druhy cestovních náhrad a pokud na tuto pracovní cestu nedostal zálohu, činí doplatek 98 Kč.
Příklad 6.
Zaokrouhlování stravného
Při krácení stravného za bezplatně poskytnutou stravu nevychází snížené stravné v celých Kč. Zaokrouhluje…
