Náhrady při tuzemské pracovní cestě

10.4.5

Náhrady při tuzemské pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Podle § 151 a § 152 ZP (zákoníku práce) je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout cestovní náhrady, tj. náhrady výdajů, které mu vznikly:

1. při cestě k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce,
2. při cestě mimo místo pravidelného pracoviště,
3. při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
4. při přeložení,
5. při dočasném přidělení,
6. při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
7. při výkonu práce v zahraničí.

V souladu se zákoníkem práce jsou dále cesty uvedené v písm. a) až c) označeny za pracovní cesty.

Náhrady, které zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu přísluší, jsou uvedeny v § 156 ZP (viz Druhy cestovních náhrad). Pro účely cestovních náhrad a jejich daňového uplatnění je přitom velmi důležité, aby byly dodrženy zásady uvedené v textu Základní zásady při uplatňování cestovních náhrad. Pro výpočet výše náhrad pak platí zejména zásada, podle které se každá pracovní cesta a každý kalendářní den trvání pracovní cesty posuzuje (zejména pro účely stravného), až na dále uvedenou výjimku, samostatně. Údaje týkající se několika pracovních cest vykonaných i v jednom kalendářním dni se nesčítají, ani nijak vzájemně neovlivňují zákonnou výši cestovních náhrad.

 NahoruDruhy náhrad

Zaměstnanci vyslanému na tuzemskou pracovní cestu přísluší při respektování výše uvedených zásad a dále uvedených pravidel náhrada:

• jízdních výdajů,

• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

• výdajů za ubytování,

• zvýšených stravovacích výdajů (stravné),

• nutných vedlejších výdajů.

Kromě těchto náhrad může podnikatelský subjekt svému zaměstnanci poskytnout také jiné náhrady. Za cestovní náhrady se však podle § 156 odst. 3 ZP považují pouze náhrady poskytnuté v souladu s § 152 ZP.

 NahoruNáhrada jízdních výdajů

Dopravní prostředky

Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít, určuje zaměstnavatel svým rozhodnutím nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Takovéto rozhodnutí může uvést např. na tiskopisu cestovního příkazu, na žádance o použití služebního vozidla, v knize jízd, ve vnitřním předpisu nebo v jiném svém rozhodnutí. Jako dopravní prostředek může zaměstnavatel nařídit použití jakéhokoliv dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (MHD, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužby, jiného dopravního prostředku, služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky apod. Zaměstnavatel není ve svém rozhodování o způsobu dopravy omezen žádným obecně platným předpisem. I při stanovení způsobu dopravy by však měl zaměstnavatel vzít v úvahu oprávněné zájmy zaměstnance, tzn. povolit, např. v nočních hodinách, kdy se zaměstnanec nemůže dopravit veřejnou hromadnou dopravou na nejbližší vlakové nádraží (bylo-li nařízeno zaměstnanci použití vlaku), použití taxislužby.

Určený dopravní prostředek

Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci v prokázané výši za dopravní prostředek, který k použití při pracovní cestě zaměstnavatel prokazatelně před pracovní cestou stanovil. Při vyúčtování jízdních výdajů je zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad (s výjimkou dále uvedených případů u MHD a vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku, nikoliv jiného dopravního prostředku. Pokud zaměstnanec výši jízdních výdajů neprokáže, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 ZP.

Veřejná hromadná doprava

Při určení, jaký dopravní prostředek veřejné hromadné dopravy má zaměstnanec na pracovní cestě použít, může zaměstnavatel stanovit (ve vnitřním předpisu či před pracovní cestou) další podmínky, jako např. zda může být použita I. vozová třída, kdo povoluje použití letadla apod.). Dokladem pro stanovení výše náhrady jízdních výdajů jsou zaměstnancem doložené jízdenky (letenka, lodní lístek) z veřejné hromadné dopravy, kterou v souladu s rozhodnutím zaměstnavatele použil, anebo jiný doklad o úhradě jízdného.

V případě použití společné jízdenky jde o prokázané jízdní výdaje související s pracovními cestami spolucestujících zaměstnanců. Protože je vydán jeden jízdní doklad týkající se více osob, který hradí jedna osoba, je nejvhodnější, když příslušnou celkovou uhrazenou částku zahrne do vyúčtování ten zaměstnanec, který ji uhradil, a uvede, kterých zaměstnanců se uvedené jízdní výdaje týkají. Ostatní spolucestující zaměstnanci jízdní výdaje nemohou vykázat, protože nemohou doložit originální doklad o jimi uhrazeném jízdním výdaji a také proto, že tuto společnou jízdenku neplatili. Pokud by vyúčtovával každý spolucestující poměrnou část jízdného sám, pak by zaměstnanec, který uhradil jízdní výdaje i za ostatní spolucestující zaměstnance, uplatnil ve vyúčtování jen náhradu jízdních výdajů v poměrné části celkové částky jízdného uvedené na jízdence a ostatní spolucestující zaměstnanci, kteří nemají doklad o jízdních výdajích (ani ho, jak je uvedeno, mít nemohou), by uplatnili jako jízdní výdaj stejnou poměrnou částku jako uvedený zaměstnanec, který jízdní výdaje hradil. Zaměstnavatel by pak, takovou náhradu jízdních výdajů bez zaměstnancem doloženého dokladu o úhradě poskytnout v souladu s § 185 ZP mohl.

Při použití taxislužby prokáže zaměstnavatel jízdní výdaje dokladem taxislužby.

Místní hromadná doprava

Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, neprokazuje zaměstnanec skutečné jízdní výdaje jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů místní hromadnou dopravou proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Tato výjimka ze zásady prokazatelnosti je uvedena v § 159 odst. 2 ZP.

V případě použití místní hromadné dopravy na pracovní cestě do jiné obce anebo v jiné obci, než ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, musí zaměstnanec výši jízdních výdajů prokázat dokladem (jízdenkou), pokud zaměstnavatel nevyužije ustanovení § 185 ZP.

Ve smyslu § 159 odst. 1 ZP (věta za středníkem) přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů MHD vedle náhrady podle § 157 odst. 1 až 3 ZP.

Jiný než určený dopravní prostředek

Pokud zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než mu byl zaměstnavatelem k použití na pracovní cestě prvotně určen, přísluší zaměstnanci podle § 157 odst. 2 ZP náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, a to i v případě, že zaměstnanec předloží doklad o ceně jízdného dopravním prostředkem, který skutečně použil.

Obdobně se bude postupovat v případě, kdy zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. vlak a poté souhlasil s použitím soukromého osobního automobilu zaměstnance. Zaměstnanci v tomto případě nepřísluší náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty, ale ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem (tj. vlaku) a jízdného místní hromadnou dopravou, kterou by při cestě vlakem použil.

Pokud však zaměstnavatel s použitím soukromého vozidla zaměstnanci souhlas nedá, nemůže ho zaměstnanec použít. Pokud by tak přesto učinil, porušil by pracovněprávní příkaz zaměstnavatele a nepříslušela by mu ani žádná náhrada jízdních výdajů.

 NahoruSilniční motorová vozidla

Silniční motorové vozidlo zaměstnavatele

Pokud použije zaměstnanec jako dopravní prostředek vozidlo zaměstnavatele, vozidlo v nájmu zaměstnavatele, příp. vozidlo zaměstnavatelem vypůjčené, ať již s řidičem anebo referentsky řízené, nevzniká zaměstnanci nárok na náhradu jízdních výdajů za použití tohoto vozidla. Pokud zakoupí v hotovosti do vozidla pohonné hmoty, zaměstnavatel mu příslušnou částku při vyúčtování cestovních výdajů uhradí, nejde však o úhradu cestovních náhrad, ale o spotřebu pohonných hmot vozidlem (účet 501). Jestli si zaměstnavatel pro účely rozborové činnosti přiřadí tuto částku k nákladům na pracovní cesty, je jeho vnitřní záležitostí.

Vozidlo neposkytnuté zaměstnanci zaměstnavatelem

Zaměstnavatel může zaměstnance požádat, aby jako dopravní prostředek použil na pracovní cestě silniční motorové vozidlo, které mu na pracovní cestu neposkytl.

Vozidlem, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl, může být:

• soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným vlastnictvím zaměstnance, anebo vozidlem ve společném jmění manželů),

• vozidlo v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,

• vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu (vozidlo, které si pořizuje formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny vozidel),

• vozidlo, které má zaměstnanec vypůjčeno,

• vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výprose.

Takové vozidlo je dále pro zjednodušení označeno jako soukromé vozidlo.

Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnance požádá o použití uvedeného vozidla a zaměstnanec ho na pracovní cestě použije, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty. Nemůže tedy nastat případ, kdy zaměstnanec použije na pracovní cestu soukromé vozidlo a po ukončení pracovní cesty požádá o proplacení náhrady jízdních výdajů za jeho použití.

Náhradu jízdních výdajů soukromým vozidlem v uvedené výši nelze zaměstnanci poskytnout ani v případě, kdy je jako dopravní prostředek určen např. autobus a zaměstnavatel dá poté zaměstnanci souhlas s použitím soukromého vozidla. Jde skutečně pouze o případy, kdy zaměstnavatel zaměstnance požádá, aby na pracovní cestě použil např. své vlastní vozidlo.

 NahoruZákladní náhrada

Základní náhrada (ZN) se stanoví jako součin sazby základní náhrady (S_ZN) a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě:

ZN = S_ZN x km

Výše sazby základní náhrady uvedená v § 157 odst. 4 ZP, je pro příslušný kalendářní rok stanovena prováděcí vyhláškou MPSV. Pro rok 2021 byla stanovena vyhláškou č. 589/2020 Sb., ve výši

• 1,20 Kč pro jednostopá vozidla a tříkolky,

• 4,40 Kč pro osobní silniční motorová vozidla.

Při použití přívěsu se uvedená sazba zvýší nejméně o 15 %. Nemusí přitom jít o přívěs zaměstnance, může to být přívěs zaměstnavatele nebo jakékoliv jiné osoby.

U nákladních automobilů a autobusů se sazba základní náhrady zvyšuje na dvojnásobek sazby za osobní automobil.

Tyto sazby jsou pro zaměstnance zaměstnavatelů v podnikatelské sféře stanoveny jako minimální. V příspěvkové sféře jsou uvedené sazby závazné.

Náhrada výdajů za spotřebované PHM

Náhrada výdajů za spotřebované PHM (NPHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla (S) zpravidla stanovené v l/100 km, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě (km) a ceny PHM (C) zpravidla zjištěné v Kč/l

NPHM = (S x km x C ) : 100

Spotřeba pohonné hmoty vozidla v l/100 km se zjistí výhradně z technického průkazu vozidla. Jde o údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce spotřeba paliva uvedena např. norma EHK OSN č. 101, 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832, je tam uvedený třetí údaj o spotřebě tzv. kombinovaná (smíšená) spotřeba, který se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije.

Jestliže v technickém průkazu takovýto údaj není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu příslušného vozidla.

Není-li v technickém průkazu vozidla, který zaměstnanec na pracovní cestě na žádost zaměstnavatele použil, uveden žádný údaj o spotřebě PHM, je situace pro zaměstnance (nikoliv pro zaměstnavatele) velmi složitá, protože v tom případě musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 ZP předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu se shodným obsahem válců, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. Tento postup je v praxi velmi těžko realizovatelný, protože najít vozidlo shodného typu a přesvědčit vlastníka takovéhoto vozidla k zapůjčení technického průkazu vozidla je prakticky nemožné. Pokud tedy zaměstnanec v uvedeném případě technický průkaz vozidla shodného typu se stejným objemem válců zaměstnavateli nepředloží, nemůže mu zaměstnavatel žádnou NPHM vypočíst a tedy ani vyplatit.

Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu než technický průkaz je, vzhledem k dikci ustanovení § 157 odst. 4 ZP, nepřípustné. Nelze tedy použít informace z technické dokumentace k vozidlu ani případné potvrzení výrobce či akreditovaného dovozce o spotřebě PHM.

Cenu PHM (tj. cenu v Kč za litr) prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Zaměstnanec prokazuje cenu za litr pohonné hmoty. Neprokazuje, jaké množství PHM (kolik litrů) spotřeboval, ani celkovou výši částky, kterou za nákup pohonných hmot při pracovní cestě vynaložil. Z uvedeného dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou. To znamená, že nemusí být bezprostředně z doby konání pracovní cesty, ale i z doby před pracovní cestou či po ní. Vhodnou tolerancí je např. doba od nařízení pracovní cesty po její ukončení, nebo 2 dny před začátkem až 2 dny po ukončení pracovní cesty. Toleranci, o které rozhodne zaměstnavatel, je vhodné uvést např. do vnitřní směrnice o cestovních náhradách. Jestliže zaměstnanec doloží více dokladů o nákupu PHM, stanoví se cena PHM aritmetickým průměrem doložených cen.

Pokud zaměstnanec cenu PHM dokladem neprokáže, použije se pro výpočet výše NPHM cena uvedená ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období. Pro období od 1. 1. 2021 byly ceny PHM pro uvedené účely stanoveny vyhláškou MPSV č. 589/2020 Sb., a to takto:

Zaměstnanec se nemůže se zaměstnavatelem dohodnout, že použije soukromé vozidlo za cenu jízdného veřejnou hromadnou dopravou, jak tomu bylo do konce roku 2006. Lze však postupovat tak, jak je uvedeno výše, tzn., že zaměstnavatel určí jako dopravní prostředek např. autobus a před pracovní cestou prokazatelně vyhoví žádosti zaměstnance o použití soukromého vozidla. Pak zaměstnanci sice nelze poskytnout základní náhradu ani náhradu za spotřebované PHM, ale přísluší mu náhrada ve výši odpovídající ceně jízdenky určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (v uvedeném případě autobusu).

 NahoruŠkoda na vozidle zaměstnance

Vzhledem k tomu, že souhlasem k použití vozidla jiného než vozidla zaměstnavatele se zaměstnavatel stává provozovatelem tohoto vozidla podle zákona č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, a dalších předpisů, lze doporučit, aby zaměstnavatel dal souhlas s použitím takovéhoto vozidla pouze v případě, že:

• vozidlo má platnou technickou prohlídku a měření emisí škodlivin,

• za vozidlo je sjednáno pojištění odpovědnosti z provozu vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb. (zákonné pojištění),

protože bez splnění uvedeného nesmí být vozidlo provozováno na pozemních komunikacích.

Kromě toho by zaměstnavatel, s ohledem na ustanovení § 103 odst. 1 písm. a) ZP, § 103 odst. 2 ZP, § 106 odst. 4 písm. a) ZP a § 106 odst. 4 písm. b) ZP, neměl povolit použití vozidla zaměstnanci, který:

• nemá platný řidičský průkaz,

• se nezúčastnil proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích podle § 103 odst. 2 ZP,

• nemá platnou zdravotní prohlídku podle § 103 odst. 1 ZP.

Podle ustanovení § 265 ZP zaměstnavatel odpovídá za škodu na vozidle, které s jeho souhlasem zaměstnanec na pracovní cestě použil. Vzhledem k tomu lze také doporučit, aby vozidlo, které zaměstnanec na žádost zaměstnavatele anebo s jeho souhlasem na pracovní cestě použije, bylo havarijně pojištěno. Je však věcí zaměstnavatele, zda na havarijním pojištění vozidla bude anebo nebude trvat.

 NahoruNáhrada výdajů za ubytování

Způsob ubytování zaměstnance na pracovní cestě není upraven ani omezen žádným právním předpisem. Může však být stanoven pro všechny zaměstnance anebo skupiny zaměstnanců vnitřním předpisem zaměstnavatele. Zaměstnavatel také může před pracovní cestou určit, ve kterém anebo v jakém druhu ubytovacího zařízení se může zaměstnanec ubytovat, do jak vysoké částky za ubytování apod. Takovéto rozhodnutí zaměstnavatele je pro zaměstnance závazné. Pokud zaměstnavatel žádné podmínky neurčí, je způsob ubytování na zaměstnanci a zaměstnavateli nezbude, než uhradit zaměstnancem předložený doklad o ubytování.

Podstatné jak z hlediska poskytnutí cestovních náhrad, tak z hlediska ZDP i ZDPH, je to, že výdaje za ubytování musí být prokázány dokladem, který má veškeré náležitosti (viz zásada prokazatelnosti). Aby mohly být zaměstnanci uhrazeny a daňově uznány výdaje za ubytování, musí se zaměstnanec ubytovat u firmy (právnické anebo fyzické osoby), která může poskytovat ubytovací služby a k vyúčtování cestovních náhrad doložit doklad od této firmy. Pokud zaměstnanec příslušný doklad anebo při jeho ztrátě kopii anebo opis vystavený příslušným ubytovacím zařízením nepředloží, může mu zaměstnavatel podle § 185 ZP proplatit náhradu výdajů za ubytování v jím uznané výši, která odpovídá podmínkám, které zaměstnavatel pro ubytování na pracovní cestě stanovil.

Z tohoto dokladu by mělo být také zřejmé, která osoba byla ubytována. Jestliže na dokladu o ubytování není uvedeno jméno zaměstnance, vzniknou ze strany kontrolního orgánu, příp. správce daně při daňové kontrole, pochybnosti, zda jde o doklad týkající se příslušného zaměstnance, a správce daně tak může mít oprávněný důvod pro vyloučení tohoto výdaje z výdajů daňově uznatelných.