Náhrady při zahraniční pracovní cestě

10.4.6

Náhrady při zahraniční pracovní cestě

Ing. Karel Janoušek

Zahraniční pracovní cestou je podle § 154 ZP cesta konaná mimo území České republiky. Stejně jako tuzemská, začíná i zahraniční pracovní cesta v konkrétním místě nástupu na pracovní cestu (nejčastěji v místě bydliště zaměstnance) a končí v určeném místě ukončení této pracovní cesty (nejčastěji také v místě bydliště zaměstnance). Zpravidla každá zahraniční pracovní cesta tak má tuzemskou a zahraniční část. Jde však o jednu pracovní cestu, s jedním souhrnným vyúčtováním. Při stanovení výše jednotlivých druhů cestovních náhrad za zahraniční část pracovní cesty se postupuje obdobně jako u náhrad za tuzemskou pracovní cestu. Výjimkou je stanovení výše zahraničního stravného.

 NahoruTuzemské stravné při zahraniční pracovní cestě

Podle § 166 odst. 1 ZP přísluší zaměstnanci za dobu trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty také tuzemské stravné. Při stanovení jeho výše se postupuje podle § 163 ZP, tj. v zásadě tak, jako při tuzemské pracovní cestě. Od 1. 1. 2012 se nepoužije ustanovení § 163 odst. 4 ZP a tuzemské stravné při zahraniční pracovní cestě se stanoví vždy za každou pracovní cestu a každý kalendářní den příslušné zahraniční pracovní cesty samostatně. Doby před výjezdem z ČR a po návratu do ČR v tomtéž kalendářním dni se přitom sčítají. K době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, tj. k době trvání tuzemské části zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni, se podle § 170 odst. 4 ZP připočítává doba trvání příslušné zahraniční pracovní cesty, za kterou zaměstnanci zahraniční stravné podle § 170 odst. 3 ZP nepřísluší.

 NahoruZahraniční stravné

Na rozdíl od tuzemského stravného, které se stanoví vždy za každou pracovní cestu a každý kalendářní den příslušné pracovní cesty samostatně, stanoví se zahraniční stravné vždy za kalendářní den, a to i při více zahraničních pracovních cestách v jednom dni. I v případě, kdy zaměstnanec uskutečnil v jednom dni více zahraničních pracovních cest, přísluší mu za všechny tyto cesty v kalendářním dni "jedno" zahraniční stravné stanovené podle doby strávené příslušný kalendářní den v zahraničí celkem. Výjimkou jsou pracovní cesty trvající v kalendářním dni v zahraničí celkem méně než jednu hodinu, protože tato doba (až 59 min.) se u takovéto zahraniční pracovní cesty přičítává k její tuzemské části a s dobou strávenou v tomtéž kalendářním dni v zahraniční při jiné pracovní cestě se nesčítá. K době strávené v zahraničí se nepřičítá doba, za kterou zaměstnanci nepřísluší tuzemské stravné.

Pro určení výše zahraničního stravného je rozhodující:

• zda zaměstnanci v daném kalendářním dni vzniklo právo na tuzemské stravné,

• doba strávená v kalendářním dni v zahraničí a

• základní sazba zahraničního stravného platná pro stát, ve kterém byl zaměstnanec v kalendářním dni nejdéle.

Konkrétní výše zahraničního stravného, která zaměstnanci za kalendářní den přísluší, se určí postupem uvedeným v § 170 odst. 3 ZP. Na uplatňování tohoto ustanovení existuje několik názorů. Zásadní rozdíl mezi nimi je v posouzení vlivu vzniku práva na tuzemské stravné na výši zahraničního stravného v tomtéž kalendářním dni. Kromě toho dikce uvedeného ustanovení obsahuje i několik pojmů, jejichž obsah je nutno aplikovat skutečně tak, jak jsou v tomto ustanovení uvedena.

Podle mého názoru je ve smyslu § 170 odst. 3 ZP nutno rozdělit určení výše zahraničního stravného na dvě části, a to na případy, kdy zaměstnanci v daný kalendářní den vzniklo právo na tuzemské stravné a kdy mu právo na tuzemské stravné nevzniklo, tj. takto:

Poznámka:

^*) podle MPSV i při vzniku práva na stravné za cestu na území ČR

Podle názoru MPSV uváděného v odpovědích na dotazy nemá vznik práva na tuzemské stravné žádný vliv na výši zahraničního stravného při době strávené v zahraniční déle než 12 hod. (tj. i déle než 18 hod.) a zaměstnanci v takovém případě vždy přísluší zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby nebo plné základní sazby zahraničního stravného.

Z ustanovení § 170 odst. 3 ZP podle mého názoru ale nevyplývá, že by se vznik práva na tuzemské stravné týkal pouze zahraničního stravného za dobu strávenou v zahraničí 1 až 12 hodin. To, že je v první větě § 170 odst. 3 ZP uvedeno, že při době strávené v zahraniční déle než 18 hodin, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši základní sazby, ještě neznamená, že není nutno vzít v úvahu také to, že pokud vznikne zaměstnanci právo na tuzemské stravné a doba strávená v zahraničí je delší než 5 hodin, přísluší mu zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby. To se vzájemně nevylučuje, právě naopak. Pokud tedy vznikne zaměstnanci v kalendářním dni za cestu na území ČR právo na stravné, přísluší mu kromě tuzemského stravného zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby nebo mu zahraniční stravné nepřísluší. Je to tvrdší způsob, než uvádí např. MPSV ve svých odpovědích na dotazy, z hlediska daně z příjmů je však nenapadnutelný.

Je pouze na zaměstnavateli, který z uvedených způsobů zvolí a zda správnost jeho uplatnění při případné kontrole prokáže.

 NahoruVznik práva na stravné za cestu na území České republiky

Z dikce "vznik práva na stravné podle § 163 ZP nebo § 176 ZP" a "za cestu na území České republiky" uvedené v § 170 odst. 3 ZP, není na první pohled jednoznačně zřejmé, zda jde o vznik práva na tuzemské stravné za příslušnou zahraniční pracovní cestu nebo i za jinou zahraniční pracovní cestu, příp. i tuzemskou pracovní cestu uskutečněnou během téhož kalendářního dne. Pro správné řešení tohoto problému je potřeba si uvědomit, že tuzemské stravné zaměstnanci přísluší vždy za každou konkrétní pracovní cestu (např. při dvou pracovních cestách v kalendářním dni se stravné zjišťuje za každou pracovní cestu zvlášť), kdežto zahraniční stravné přísluší zaměstnanci za kalendářní den bez ohledu na to, kolik zahraničních pracovních cest v tomto dni uskutečnil (např. při dvou zahraničních pracovních cestách v jednom dni se výše zahraničního stravného stanoví za obě cesty dohromady, ale tuzemské stravné za každou zahraniční pracovní cestu zvlášť).

Dále je nutno vyřešit, jak je to se vznikem práva na stravné, když zaměstnanci přísluší stravné při cestě trvající 5 hodin a déle, ale v případě, že jsou mu na takové cestě poskytnuta bezplatně 2 (resp. 3) jídla, stravné mu podle § 176 odst. 4 ZP nepřísluší.

Podle mého názoru nelze vyslovit jiný závěr, než že "vznikem práva na stravné za cestu na území ČR" je nutno rozumět případ, kdy zaměstnanci vznikne během kalendářního dne právo na tuzemské stravné, a to za příslušnou zahraniční pracovní cestu, za jinou zahraniční pracovní cestu nebo za tuzemskou pracovní cestu uskutečněnou v tomtéž kalendářním dni, tj. za kteroukoliv pracovní cestu uskutečněnou v daném kalendářním dni. Přitom právo na stravné vzniká, je-li zaměstnanec na pracovní cestě v tuzemsku alespoň 5 hodin, ať mu stravné přísluší v plné výši, snížené za bezplatně poskytnuté jídlo nebo mu, např. při dvou, třech nebo více bezplatně poskytnutých jídlech, nepřísluší. Je třeba také dodat, že v případě, kdy doba zahraniční části pracovní cesty v kalendářním dni celkem trvá méně než 1 hodinu a připočítává se tak k tuzemské části pracovní cesty v tomto kalendářním dni, a může tak i případně způsobit, že zaměstnanci bude příslušet tuzemské stravné, není případem, kdy zaměstnanci vzniklo právo na stravné za cestu na území České republiky (viz dále uvedený příklad), neboť uvedená doba je dobou cesty v zahraničí. Pro úplnost je třeba uvést také to, že při poskytnutí stravného podle ustanovení § 176 odst. 2 ZP nejde o vznik práva na stravné, přestože ho zaměstnavatel zaměstnanci poskytne.

Je třeba také zdůraznit, že za vznik práva na tuzemské stravné za cestu na území ČR je nutno považovat i takový případ, kdy zaměstnanec stravné za uskutečněnou pracovní cestu trvající alespoň 5 hodin neuplatnil (nevypsal si např. cestovní příkaz a cestovní náhrady nevyúčtoval) nebo mu nebylo poskytnuto. Rozhodující je, že zaměstnanci právo na stravné vzniklo. Zda a jak dlouho byl zaměstnanec na pracovní cestě v tuzemsku, lze při správné evidenci přítomnosti zaměstnance na pracovišti zpravidla vždy zjistit. Využít je možno i záznamů o provozu služebního vozidla apod.

Doba, za kterou zaměstnanci podle § 170 odst. 3 ZP zahraniční stravné nepřísluší, se podle § 170 odst. 4 ZP připočítává k době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, tj. k tuzemské části příslušné zahraniční pracovní cesty v daném kalendářním dni.

 NahoruZákladní sazba zahraničního stravného

Podle ustanovení § 170 odst. 2 ZP se při stanovení výše zahraničního stravného použije základní sazba stanovená pro ten stát, ve kterém zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíce času. To znamená, že kromě skutečné doby přechodu státní hranice ČR (při letecké přepravě doba odletu z ČR a příletu do ČR) má významnou roli také okamžik přechodu státních hranic mezi ostatními státy. Tyto doby musí zaměstnanec zaměstnavateli oznámit nejpozději při vyúčtování cestovních náhrad. Jinak nelze správně určit výši tuzemského ani zahraničního stravného.

Základní (denní) sazby zahraničního stravného v cizí měně stanoví pro příslušné státy každoročně vyhláškou Ministerstvo financí, pro rok 2024 vyhláškou č. 341/2023 Sb. Tam uvedené sazby jsou pro zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře závazné, vedoucím organizačních složek státu a jejich zástupcům a statutárním orgánům a jejich zástupcům, však lze určit zahraniční stravné do výše, která přesahuje základní sazbu až o 15 %.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může základní sazby uvedené ve vyhlášce MF snížit až o 25 % (u posádek plavidel vnitrozemské plavby až o 50 %), příp. je zvýšit, přičemž pro zvýšení této sazby není stanovena horní hranice. Také v tomto případě by si ale měl zaměstnavatel být vědom zákazu diskriminace (§ 16 ZP).

Jestliže zaměstnavatel zvyšuje (resp. snižuje) základní sazbu, musí ji zaokrouhlit na celé jednotky příslušné cizí měny.

Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné vyšší než za stejných podmínek přísluší zaměstnanci zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře, je podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP příslušný rozdíl u zaměstnance příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Stejná částka je také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

 NahoruZahraniční stravné při bezplatně poskytnutém jídle

Bylo-li zaměstnanci v průběhu zahraniční části pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, přísluší mu zahraniční stravné snížené, příp. mu stravné nepřísluší. Při bezplatně poskytnutém jídle v tuzemsku i zahraničí se snižuje samostatně stravné tuzemské a samostatně stravné zahraniční, a to podle počtu bezplatně poskytnutých jídel během příslušné části pracovní cesty.

Podle ustanovení § 179 odst. 3 ZP přísluší zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře za každé bezplatně poskytnuté jídlo zahraniční stravné snížené:

• o 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,

• o 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,

• o 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Při více než jednom bezplatně poskytnutém jídle se uvedená procenta sčítají, tzn., že např. při pracovní cestě trvající déle než 18 hodin a třech bezplatně poskytnutých jídlech, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o 3 x 25 %, tj. o 75 %. Současně zákoník práce v § 179 odst. 4 stanoví, že zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší, byla-li mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá

1. 5 až 12 hodin, poskytnuta 2 bezplatná jídla,
2. 12 až 18 hodin, poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Zaměstnanci zaměstnavatele v podnikatelské sféře přísluší podle § 170 odst. 5 ZP za každé bezplatně poskytnuté…