Přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance
Jaroslava Pfeilerová
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
-
§ 160 – Náhrada jízdních výdajů při přerušení pracovní cesty
-
§ 162 – Náhrada výdajů za ubytování
-
§ 163 – Náhrady zvýšených stravovacích výdajů (stravné)
-
§ 164 – Náhrada nutných vedlejších výdajů
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
-
§ 6 odst. 7 písm. a) – Příjmy, které nejsou předmětem daně
-
§ 24 odst. 2 písm. zh) – Daňově účinný náklad
-
Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád
-
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
-
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
-
Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění
Popis operace:
Zákoník práce připouští možnost přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před nástupem výkonu práce anebo po ukončení výkonu práce. Pokud tedy zaměstnanec potřebuje přerušit pracovní cestu ze soukromých důvodů (např. za účelem návštěvy koncertu, příbuzných, sportovního utkání apod.), požádá o tuto možnost svého zaměstnavatele před zahájením pracovní cesty. S požadavkem na přerušení pracovní cesty zaměstnavatel může, ale také nemusí souhlasit. V případech, kdy zaměstnavatel přerušení pracovní cesty povolí, měl by v rámci vysílání zaměstnance jasně vymezit okolnosti, za kterých k přerušení pracovní cesty dojde. Jedná se zejména o přesné určení, na kterém místě a ve kterém okamžiku bude konkrétní pracovní cesta přerušena. Podrobným určením souvisejících podmínek se předejde možným komplikacím a problémům.
Zákoník práce upravuje poskytování cestovních náhrad při přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance následujícím způsobem:
-
Jízdní výdaje – Zaměstnanec se při pracovní cestě přepravuje dopravním prostředkem, který mu určil zaměstnavatel (vlakem, autem, autobusem, pěšky, letadlem apod.). Pokud bude pracovní cesta na základě souhlasu zaměstnavatele přerušena, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající částce, která by zaměstnanci náležela, kdyby k přerušení pracovní cesty nedošlo.
-
Stravné – Zaměstnanci náleží po dobu pracovní cesty náhrada zvýšených stravovacích výdajů (stravného), a to ve výši stanovené zákoníkem práce a prováděcími právními předpisy (vyhlášky MF a MPSV). V souvislosti s popisovanou problematikou je důležitá informace, že v době přerušení pracovní cesty zaměstnanci stravné nepřísluší.
-
Výdaje za ubytování – Při vícedenní pracovní cestě je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit ubytovací výdaje, a to v ubytovacím zařízení, které mu určil při vysílání na pracovní cestu. Pokud zaměstnanci vzniknou ubytovací výdaje v době přerušení pracovní cesty, musí je hradit ze svých soukromých prostředků.
-
Nutné vedlejší výdaje (parkovné, dálniční poplatky, poplatky za telefon apod.). Pokud tyto výdaje zaměstnanci vzniknou po dobu přerušení pracovní cesty, nelze je považovat za cestovní náhrady podle zákoníku práce.
Analytické účty:
Účetní jednotka v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty.
K účtům účtové třídy 5 a 6 jsou vedeny analytické účty pro daňové účely, případně podle dalších potřeb účetní jednotky.
Účetní doklady:
Při účtování o cestovních náhradách použije účetní jednotka celou řadu účetních dokladů, např. faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Při účtování ve vztahu k popisované problematice je velmi důležité stanovisko nadřízeného zaměstnance k přerušení pracovní cesty, které zaznamená v písemném cestovním příkazu. Jedná se zejména o údaj kdy, kde a za jakých podmínek bude pracovní cesta přerušena. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.
Nejčastější chyby:
Zaměstnavatelé svým zaměstnancům stále častěji povolují přerušení pracovní cesty také v jejím průběhu, a to např. z důvodů čerpání dovolené v místě, do kterého byl zaměstnanec vyslán k výkonu práce. Jak již bylo uvedeno, zákoník práce pamatuje na přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před výkonem práce a po ukončení výkonu práce. V případě čerpání řádné dovolené v průběhu pracovní cesty by bylo vhodnější, kdyby zaměstnavatel předem vymezil dvě pracovní cesty. První pracovní cesta by skončila nástupem na řádnou dovolenou (ukončením výkonu práce) a druhá by byla zahájena po ukončení řádné dovolené (započetím výkonu práce). Pokud však už zaměstnavatel předem stanovil jednu pracovní cestu a následně akceptoval přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, je možný i tento postup. V cestovním příkazu je však nutné podrobně stanovit podmínky pracovní cesty i jejího přerušení. Přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance může být realizováno pouze se svolením zaměstnavatele. V praxi je většinou postupováno tak, že zaměstnanec o možnost přerušení pracovní cesty požádá a zaměstnavatel tento požadavek buď akceptuje,…
