Vnitřní předpis upravující zapůjčení platební karty pro úhradu cestovních výdajů na pracovní cestě

Zaměstnavatel .......................................... (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

zastoupený ............

vydává tento vnitřní předpis

upravující zapůjčení platební karty

pro úhradu cestovních výdajů na pracovní cestě.

1. Tento předpis stanoví podmínky, za kterých je možné zálohu na cestovní náhrady při zahraničních pracovních cestách poskytnout zapůjčením platební karty.
2. Pracovní cestou se podle § 42 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel smí zaměstnance vyslat na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky. Dobou rozhodnou pro vznik práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů v cizí měně je doba přechodu státní hranice České republiky, kterou oznámí zaměstnanec zaměstnavateli, nebo doba odletu z České republiky a příletu do České republiky při letecké přepravě. Za pracovní cestu se pro účely zapůjčení platební karty považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště nebo cesta při výkonu práce v zahraničí za podmínky, že je cesta konaná mimo území České republiky (dále jen "pracovní cesta").
3. Zaměstnavatel zaměstnanci při pracovní cestě stanoví podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, případně další podmínky potřebné pro výkon pracovní činnosti.
4. Zaměstnavatel je povinen podle § 183 odst. 1 ZP poskytnout zaměstnanci před pracovní cestou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodne se zaměstnancem, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
5. Zapůjčení platební karty zaměstnavatele je možné pouze v dohodě se zaměstnancem, který je na pracovní cestu vyslán. O zapůjčení platební karty a sjednání dohody rozhoduje .................. (např. ředitel personálního odboru). Není-li dohoda o zapůjčení sjednána písemně, musí být o jejím sjednání učiněn záznam při stanovení podmínek pracovní cesty a písemném převzetí platební karty, který podepíše zaměstnanec. Za splnění této povinností odpovídá .................. (např. ředitel personálního odboru).
6. Platební kartu je možné zapůjčit pouze pro konkrétně určenou pracovní cestu a po jejím ukončení je zaměstnanec povinen ji vrátit v nejbližší následující pracovní den. O vrácení bude učiněn záznam. Za splnění této povinností odpovídá zaměstnanec a .................. (např. ředitel personálního odboru).
7. Zapůjčit platební kartu na zálohu zúčtovatelných cestovních výdajů lze pouze za podmínky, že zaměstnanec řádně vyučoval předchozí zálohy poskytnuté mu na pracovní cesty bez ohledu na to, v jaké formě mu byly poskytnuty. Platební kartu lze na zálohu zapůjčit pouze v těch případech, kdy je ověřeno, že v místě výkonu práce na pracovní cestě lze s platební kartou cestovní výdaje běžně hradit. Na účtu, k němuž je vydána platební karta, která je zapůjčena zaměstnanci, musí být takový zůstatek peněžních prostředků, aby jejich výše odpovídala podmínkám pracovní cesty a aby zaměstnanec mohl cestovní výdaje uhradit. Za splnění těchto povinností odpovídá zaměstnanec a .................. (např. ředitel personálního odboru).
8. O předání a odevzdán platební karty je učiněn písemný záznam, který obsahuje datum předání, identifikační údaje karty a podpis předávající a přebírajícího. Při předání je zaměstnanci sdělen PIN.
9. Zaměstnanec je oprávněn platební kartu používat výhradě k úhradě cestovních výdajů spojených s pracovní cestou za podmínek a ve výši vymezených při vyslání na pracovní cestu (a) jízdní výdaje, b) jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny, c) výdaje za ubytování, d) zahraniční stravné, e) nutných vedlejší výdaje, případně kapesné, je-li mu přiznáno.
10. Zaměstnanec je povinen při platbě kartou vždy žádat o vydání dokladů o zaplacení a doklady následně zaměstnavateli předat při vyúčtování pracovní cesty.
11. Zaměstnanec je povinen nosit kartu vždy při sobě a nenechávat ji bez dozoru v dopravních prostředcích. Při ubytování je povinen ji uschovat v hotelovém sejfu. Zaměstnanec nesmí katru zapůjčit jiným osobám ani sdělovat jiným osobám PIN. V případě ztráty či odcizení je povinen ihned kartu zablokovat na telefonních číslech, která mu budou při zapůjčení karty sdělena a je povinen tuto skutečnost bezodkladně telefonicky nebo SMS zprávou oznámit zaměstnavateli. Zaměstnavateli je také povinen oznámit jakýkoliv problém, který vznikl v souvislosti se zapůjčením platební karty nebo při jejím používání. Zaměstnanec není oprávněn problémy související se zapůjčením platební karty, kromě její blokace, vyřizovat přímo s bankou. Po oznámení problému zaměstnavateli, musí vyčkat jeho rozhodnutí.
12. Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhrady předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit mu platební kartu, pokud tak neučil ihned po ukončení pracovní cesty. Záloha na pracovní cestu formou zapůjčení platební karty se vyúčtovává stejným způsobem jako při svěření peněžních prostředků.
13. Jestliže zaměstnanec uhradil platební kartou výdaj, který s pracovní cestou nesouvisí anebo je vyšší, než je zaměstnavatel povinen výdaj uhradit, je zaměstnanec povinen zaměstnavateli tento výdaj nebo rozdíl ve výši uhradit do 10 pracovních dnů od ukončení pracovní cesty.
14. Pravidla o zapůjčení platební karty lze použít i v případě tuzemské pracovní cesty, je-li zapůjčení platební karty na poskytnutí zálohy na pracovní cestu se zaměstnancem dohodnuto.
15. Vnitřní předpis je uložen k nahlédnutí v písemné formě (uvést místo) a v elektronické podobě je přístupný na intranetu zaměstnavatele v sekci vnitřní předpisy.
16. Tento předpis nabývá účinnosti dnem: ....................