8.12
Vyúčtování cestovních náhrad
Ing. Karel Janoušek
Po ukončení pracovní cesty se provádí vyúčtování cestovních náhrad s následným vypořádáním přeplatku nebo doplatku se zaměstnancem.
Aby zaměstnavatel mohl uspokojit nárok zaměstnance na cestovní náhrady, musí v této etapě prací, tj. v rámci vyúčtování:
Podklady pro vyúčtování
K tomu tedy musí zaměstnanec jako součást vyúčtování cestovních náhrad uvést zejména:
-
časový průběh pracovní cesty,
-
u zahraniční pracovní cesty také dobu přechodu státních hranic České republiky a dalších států,
-
zda a který den mu bylo bezplatně poskytnuto jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře, příp. kolik takových jídel,
-
přiložit doklady o jízdních výdajích, výdajích za ubytování a nutných vedlejších výdajích,
-
další informace nezbytné ke správnému stanovení výše cestovních náhrad a
-
datum a podpis potvrzující správnost jím uvedených údajů.
Lhůta pro předložení dokladů
Podle § 183 odst. 3 ZP je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době, předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést také časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty rovněž okamžik překročení státních hranic příslušných států. Zákoník práce ani jiný zákonný předpis nestanoví žádný způsob a formu provedení vyúčtování cestovních náhrad. Používání tiskopisů není povinné a zaměstnanec může zaměstnavateli sdělit nezbytné údaje a informace potřebné ke správnému stanovení výše cestovních náhrad jakýmkoliv jiným způsobem. Je zcela vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda, případně jaký způsob pro to, např. vnitřním předpisem, stanoví. Nejrozumnější je ale používání vhodných tiskopisů Cestovní příkaz, který obsahuje místo nejen pro stanovení podmínek konání pracovní cesty, ale také místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů cestovních náhrad.
Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (která jídla – snídaně, oběd, večeře a který den).
Lhůta pro vyúčtování cestovních náhrad
Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je podle § 183 odst. 5 ZP zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li dohodnuta jiná doba, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze).
Nedodržení lhůt
Nedodržení uvedených lhůt neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů. Jak je zmíněno, lze uvedené desetidenní lhůty dohodou změnit. Takovouto dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem nelze nahradit nařízením ve vnitřním předpisu. Zaměstnanec se může také dohodnout se zaměstnavatelem, že mu budou doplatky cestovních náhrad poskytovány převodem na jeho účet, např. současně se mzdou. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu přeplatky zaměstnanec…
